Sichere Terminplanung, auch außerhalb des Firmennetzes mit dem SMP (Secure Meeting Planer)

Sie müssen häufig Termine mit internen Mitarbeitern und auch speziell mit externen Partnern und Unternehmen erfolgreich koordinieren? Beginnt dann bei Ihnen auch immer wieder die zeitraubende Nachfrage per Telefon und E-Mail um einen passenden gemeinsamen Termin zu finden?

SMP – Ihr webbasierter Gruppenterminplaner, sicher und effizient

Mit der sicheren, integrierten Terminumfrage für interne und externe Teilnehmer zur schnellen Terminfindung reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand, sparen Zeit und schaffen sich eine solide Grundlage für ein gelungenes Meeting.

In wenigen Schritten erstellen und Planen Sie Ihren Termin mit mehreren Teilnehmern...

  1. Termin wie gewohnt mit Thema, Beschreibung und eventuell Anhängen erstellen. Eigene und von internen Mitarbeitern freie Termine aus dem Lotus Notes oder Exchange Kalender (MS Exchange ab Q3 2016 verfügbar) auswählen und hinzufügen.
  2. Per Assistenzregelung können Sie Personen festlegen, die in Ihrem Auftrag die Terminplanung durchführen.
  3. Externe Teilnehmer werden entweder aus dem Adressbuch, oder per E-Mail Adresse hinzugefügt.
  4. Die Terminumfrage wird an die einzelnen internen und externen Teilnehmer per E-Mail versendet. Mit wenigen Mausklicks werden hier die passenden Termine bestätigt oder auch abgelehnt.
  5. Dank des übersichtlichen Portals können Sie als Koordinator jederzeit sehen, welcher Teilnehmer an welchen Termin teilnehmen kann. Sie können weitere Personen einladen oder mit einem einfachen Klick eine Erinnerung versenden.
Abbildung 1: Übersicht
  1. Haben Sie den für Sie wirtschaftlichsten Termin ausgewählt, werden die Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt. Der Terminvorschlag wird abgeschlossen.

 

...bei gleichzeitiger Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen, denn externe Teilnehmer haben keinen Zugriff auf die freien und belegten Terminvorschläge der anderen Teilnehmer. Ebenso gesicherter externer Zugriff von außen!

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Ihre Vorteile bei der webbasierten Gruppen-Terminumfrage mit SMP

  • Einfaches Handling bei der Gruppenterminplanung

Der Secure Meeting Planer bindet sich nahtlos in Ihren Lotus Notes und Microsoft Exchange (MS Exchange ab 3. Q 2016) Kalender ein. Die gewohnte Arbeitsoberfläche lässt mit seiner intuitiven Bedienung keine Wünsche offen und ermöglicht es Ihnen in kürzester Zeit und mit wenigen Mausklicks Ihr Meeting zu koordinieren.

  • Sichere Planung bei der Terminumfrage

Um möglichst wenige Informationen außerhalb des internen Netzes zur Verfügung zu stellen, ist die Anwendung in zwei Teile geteilt. Nur die externe Komponente muss aus dem Internet erreichbar sein. Die beiden Komponenten kommunizieren nur mittels verschlüsselter E-Mails.

  • Zeit und Kostenersparnis bei der Gruppenterminplanung

Durch die zentrale Abstimmung von Terminen entfällt die aufwändige Koordinierung und Neuplanung von Terminen via E-Mail und Telefon. Sie sparen Zeit und können gleichzeitig Ihre Produktivität steigern