IBM/HCL Notes

Die BOO IBM/HCL Notes Anwendungsdaten-Archivierung ermöglicht es Ihnen, in kürzester Zeit, Ihre individuellen Formulare, beliebige Feldinformationen, Dokumente und Anhänge revisionssicher zu archivieren, arbeitsplatzübergreifend zu recherchieren, Daten zu migrieren oder auch zu konsolidieren.

Die BOO Anwendungsdaten-Archivierung ist mit verschiedenen Ablaufverfahren verfügbar. Die Archivierung erfolgt im Standard ohne Anpassung der vorhandenen Datenbanken. Um dies zu ermöglichen, wird ein zusätzlicher Rahmen genutzt, der um die zu archivierende Datenbank gelegt wird.

Die funktionale Erweiterung innerhalb vorhandener Datenbanken um die Funktionen Archivieren, Recherchieren (Einbindung der MultiIndex Recherche) sowie das Erstellen von Platzhaltern für archivierte Dokumente ist ohne großen Aufwand möglich.

Die Archivierung erfolgt im Allgemeinen direkt in einem revisionssicheren Archiv. Dabei werden das IBM/HCL Notes-Dokument, sowie die dazugehörigen Anhänge, dem Archivsystem übergeben.

Der Zugriff auf die archivierten Dokumente erfolgt direkt über die Datenbank, oder über die Suchfunktion in der Datenbank-Archivierung (optional über eine Volltext Recherche).

Bei der Archivierung im DMS wird das Dokument mittels Schnittstelle (z. b. CMIS) direkt dem DMS übergeben. Dabei wird das Dokument in einen Ordner im DMS abgelegt und mit beliebigen Index-Informationen versehen.

Für den Zugriff sowie die Recherche auf die archivierten Dokumente ist dann, neben den oben beschriebenen Möglichkeiten, auch eine Nutzung der Dokumente im DMS möglich.

Ein weiteres Einsatzgebiet ist die Migration von Daten aus bestehenden IBM/HCL Notes Anwendungen. Informationen können mittels der Schnittstellen z. B. in DMS oder Archivsysteme sowie auch den Microsoft SharePoint übertragen und dort weiter genutzt werden.

Kontext Ablage
Bei der Ablage wird das IBM/HCL Notes-Dokument mittels Schnittstelle direkt an das DMS/Archiv System übergeben. Dabei wird das Dokument in einen Ordner abgelegt und mit beliebigen Index-Informationen versehen.

Rendition Service
Die archivierten IBM/HCL Notes-Dokumente und Anhänge können wahlweise in den Langzeit-Formaten PDF oder PDF/A abgelegt werden.

Schnittstellen zum Filesystem und zu DMS/Archivsystemen
Im Vordergrund steht die Integrierbarkeit. So werden die IBM/HCL Notes-Dokumente und Anhänge, wahlweise nach einer Dubletten Prüfung (Single Instance) in das vorhandene Archivsystem, oder Filesystem revisionssicher archiviert.

Dokumentenanzeige und Volltextsuche
Unter Einhaltung der vorgegebenen Rechtestruktur können die Dokumente direkt in IBM/HCL aus dem Archiv aufgerufen werden. Ein direkter Zugriff über das DMS/Archivsystem, so wie die Integration einer Volltextsuche ist möglich.

Schnittstelle zu Microsoft SharePoint
Ablage von IBM/HCL Notes-Dokumenten inkl. Anhänge in SharePoint (Kontextablage), so wie die Anzeige direkt in SharePoint inkl. direktem Öffnen der Anhänge.

• Auswahl beliebiger Felder aus dem IBM/HCL Notes-Dokument

• Felder und Werte werden an das Zielsystem übertragen

• Die Dokumente werden in der entsprechenden Struktur im Kontext abgelegt

• Die Dokumente können nach der Migration im alten und neuen System verwendet werden

• Nach der Abschaltung der alten Anwendung ist der Zugriff auf die Dokumente über die neue Anwendung weiterhin möglich.