Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere SharePoint-Archivierungslösungen zu erfahren. Finden Sie heraus, wie wir Ihnen helfen können Ihre geschäftlichen Prozesse zu optimieren und zu sichern.
Microsoft
SharePoint-Archivierung und Backup
Die BOO SharePoint-Archivierung bietet eine leistungsstarke und flexible Lösung für Unternehmen, mit der Sie irreversible Datenverluste verhindern, Ihre Speicherressourcen effizienter nutzen sowie die Performance und die Sicherheit Ihres SharePoints gewährleisten.
SharePoint etabliert sich zunehmend als Standard für dokumentbasierte Zusammenarbeit und dokumentbasierte Prozesse in den Unternehmen. Damit verbunden sind ein unüberschaubarer Anstieg der Datenmengen, steigende Speicherkosten und ineffiziente Datenabrufprozesse, die den Einsatz einer effizienten Archivierung erfordern.
Ihre Vorteile
- Hohe Datensicherheit durch direkte Archivierung (Informationssicherheit)
- Einfache Wiederherstellung der Dokumente und Listen – einzeln oder komplett
- Entlastung des SharePoint-Speichers
- Optimierung der Geschwindigkeit und Effizienz
- Verbesserte Übersichtlichkeit in Listen und Bibliotheken
- Zur Verfügung stellen von SharePoint Listen und Dokumenten für eine plattformunabhängige bzw. neutrale Nutzung (z. B. Revision)
- Nicht aktive Seiten können nach der Archivierung komplett aus SharePoint entfernt werden und müssen dort nicht mehr verwaltet werden
Direkte SharePoint-Archivierung als Backup und Recovery
Mit der direkten Archivierung von SharePoint Dokumenten in einem separaten Speicher erhalten Sie eine optimale Lösung zur inkrementellen, lückenlosen Datensicherung. Die Risiken eines irreversiblen Datenverlusts durch technische oder menschliche Fehler oder Korruption werden erheblich reduziert. Mit dieser Vorgehensweise gewährleisten Sie Ihre Informationssicherheit und Ihre Daten bleiben langfristig sicher und zugänglich.
Mit dem BOO File-Archiv sind archivierte Dokumente langfristig sowie vollständig zugänglich und können bei Bedarf problemlos einzeln oder komplett wiederhergestellt werden, auch wenn diese bereits aus der SharePoint-Website entfernt wurden.
Die Dokumente werden vom BOO Worker sofort nach Erstellung archiviert. Dazu werden Indexwerte erstellt und ein Volltext aufgebaut. Über die BOO-Suche können archivierte Dokumente anhand der Indexwerte oder des Volltexts gefunden und bei Bedarf ohne größeren administrativen Aufwand wiederhergestellt werden. Optional kann eingestellt werden, die Dokumente vor dem Archivieren zu rendern (PDF), wodurch diese unabhängig vom SharePoint einsehbar sind.
Die Archivierung erfolgt entweder im BOO-Filearchiv, EMC, NetApp, FastLTA, einem anderen Speicher oder Archiv.
Regelbasierte SharePoint-Archivierung
Die BOO SharePoint-Archivierung ermöglicht es, das Volumen und die Anzahl der Dokumente in SharePoint-Websites zu reduzieren, um das Limit von 5000 Dokumenten pro Liste nicht zu überschreiten. Dadurch bleiben alle Ansichts- und Filterfunktionen intakt und Fehlermeldungen werden vermieden. Der aktive Speicher wird entlastet und bleibt für produktive Aufgaben verfügbar, was schnellere Ladezeiten und eine verbesserte Benutzererfahrung zur Folge hat.
Die Archivierung erfolgt automatisiert, serverbasiert, zeitgesteuert und nach vordefinierten Regeln, die für beliebig viele Listen und Bibliotheken festgelegt werden können. Diese können sich auch auf unterschiedlichen SharePoint Sites oder Servern befinden.
Die archivierten Dokumente können durch Platzhalterdokumente ersetzt werden, was den Speicherbedarf reduziert und die externe Datensicherung beschleunigt. Über die BOO Suche ist jederzeit der Zugriff auf das vollständige Dokument möglich.
Die archivierten Dokumente lassen sich nachträglich aus dem SharePoint löschen, was die Speicherressourcen entlastet.
Die Archivierung der Dokumente erfolgt standardmäßig als JSON-Datei, kann aber auch in PDF-Format erfolgen, um Dokumente sicher und unveränderlich aufzubewahren.
Export kompletter SharePoint Websites, Listen und Bibliotheken
Die BOO SharePoint-Archivierung bietet zusätzlich die Möglichkeit komplette SharePoint Websites, Listen, Bibliotheken und einzelne Dokumente inklusive der Anhänge z. B. auf File-Ebene zu exportieren und für eine plattformübergreifende bzw. neutrale Nutzung (z. B. Revision) bereitzustellen.
Ablage von Outlook E-Mails oder einzelner Anhänge in den Kontext von SharePoint
Durch die kontextbezogene Ablage von E-Mails oder einzelner Anhänge in den SharePoint beschleunigen und optimieren Sie Ihre Prozesse in der Vorgangsbearbeitung. Die Kontextablage kann direkt in Ihre Workflow-Prozesse integriert werden und unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Mit dem BOO Kontextmodul werden sämtliche E-Mails direkt über eine Schnittstelle (z. B. EWS oder Graph-Connector) in die Struktur Ihres SharePoints abgelegt. Dabei stehen Ihnen sämtliche Indexdaten (z.B. Von, An, Betreff, Ordner, Datum) im SharePoint zur Verfügung. Über eine Vorindizierung ist es möglich zusätzliche Indexwerte und Parameter an den SharePoint zu übergeben. Die Ablage wird manuell im E-Mail-Client ausgelöst.
Die Ablage im SharePoint kann in den Formaten EML, PDF, PDF/A erfolgen. Es können grundsätzlich mehrere Formate gleichzeitig im SharePoint abgelegt werden (z. B. eine Mail inklusive Anhänge im PDF sowie im EML Format oder auch einzelne Anhänge). Über die Indizierungsmaske kann eine variable Auswahl der Formate definiert werden.
