IBM/HCL Notes

Migrationslösungen von BOO Technologies

Die zukünftige Nutzung von Informationen (ohne IBM/HCL Notes), die bisher in Notes-Datenbanken vorgehalten wurden, ist oft eine komplexe Herausforderung. Wir bieten sowohl Standardlösungen als auch spezifisch angepasste Lösungen für die Migration Ihrer Datenbanken an, um Ihre Dokumente sicher und effizient zu migrieren – sei es in Microsoft SharePoint, andere Systeme oder auch als reine neutrale File-Ablage.

Seit mehr als 20 Jahren haben wir zahlreiche Migrationsprojekte u. a. bei über 30 Sparkassen, ca. 20 Industrie- und Handelskammern sowie zahlreichen Industrieunternehmen durchgeführt. In diesen Projekten haben wir erfolgreich über 1.000 Notes-Datenbanken migriert oder neutral abgelegt.

Für die neutrale Ablage/Migration Ihrer IBM/HCL Notes-Dokumente bieten wir verschiedene Lösungswege an:

Neutrale Ablage/Archivierung von Dateien auf File-Ebene mit einem Zugriff über einen HTML-Index
Übertragung in den Kontext von SharePoint
Direkte Migration über Schnittstellen in Fremdsysteme
Übertragung mittels CSV/XML-Export
Strukturierte Ablage/Archivierung auf File-Ebene

Neutrale Ablage von Dateien auf File-Ebene mit einem Zugriff über HTML-Indizes

Bei dieser Form der neutralen Ablage werden die einzelnen Dokumente der Notes-Datenbanken als PDF inklusive der Anhänge als Original-Datei strukturiert im File-System abgelegt. Für den zukünftigen Zugriff wird ein HTML-Index erzeugt, auf welchen mittels Standard-Browser zugegriffen wird.

Die Notes-Dokumente werden in PDF-Dateien gewandelt, in denen sämtliche Masken, Felder und Feldinformationen, inklusive der Richtextfelder enthalten sind. Als Format stehen Ihnen PDF oder PDF/A zur Verfügung. Mittels des BOO HTML-Exporters wird der HTML-Index erzeugt. Über diesen Index werden die Informationen strukturiert, wie in Notes, in einer neutralen Web-Ansicht dargestellt. Für den Zugriff auf die Dokumente sind keine zusätzlichen Dienste oder Web-Services notwendig.

Diese Lösung ist optimal für Datenbanken, bei denen die Inhalte für Recherche und Prüfungen (z. B. Revision) vorgehalten werden müssen, aber eine aktive Weiterbearbeitung nicht mehr erfolgen soll. Für die Recherche stehen Ihnen Suchvarianten über die Kategorien, den HTML-Index und den Windows Volltext-Index zur Verfügung.

Übertragung in den Kontext von SharePoint

Die einzelnen Dokumente der Notes-Datenbanken werden inklusive der Anhänge in den Kontext von SharePoint übertragen. Die Verschlagwortung über die konfigurierten Indexfelder wird über PowerShell oder den Graph-Connector durchgeführt.

BOO überträgt sämtliche Felder und Feldinformationen (inklusive Richtext) sowie die vorhandenen Anhänge in SharePoint-Bibliotheken, Listen oder Wikis. Sie entscheiden, welche Indexfelder im SharePoint verwendet werden sollen. Die Übertragung der Inhalte der Notes-Dokumente findet wahlweise als reine Feldinformationen oder zusätzlich als gerendertes Dokument im Body-Text oder PDF-Anhang statt.

Nach der Migration stehen Ihnen sämtliche Informationen und Dokumente im SharePoint zur Verfügung und können für Recherche- und Prüfzwecke genutzt werden. Wenn gewünscht, ist auch eine zukünftige Bearbeitung möglich. Darüber hinaus ist eine Ergänzung um zusätzliche Funktionen und Workflows jederzeit machbar.

Direkte Migration über Schnittstellen in Fremdsysteme

Mit der direkten Migration von Notes-Dokumenten über Schnittstellen erhalten Sie die Möglichkeit die Dokumente aus den vorhandenen Domino-Anwendungen in den Kontext von Fremdsystemen zu übertragen.

Bereits jetzt sind zahlreiche Schnittstellen über den BOO-Worker z. B. über CMIS angebunden worden.

Bei der Migration in den Kontext erfolgt die Ablage der Dokumente in die vorhandene Struktur der neuen Anwendung. Dabei können beliebige Felder und Werte aus dem Notes-Dokument ausgewählt und an das Zielsystem übertragen werden. Voraussetzungen hierbei sind die Definition der Ablage für die Indexfelder sowie der Ordnerablage. Dafür wird ein Feld-Mapping zwischen der Domino-Anwendung und dem Zielsystem ausgeführt, das für die jeweiligen Dokumente festgelegt wird.

Nach der Migration stehen Ihnen sämtliche Informationen und Dokumente im Kontext der neuen Anwendung zur Verfügung und können aktiv für die weitere Verarbeitung genutzt werden.

Übertragung mittels CSV/XML-Export

Wenn die zukünftigen Zielsysteme über keine dezidierte Schnittstelle wie. z. B. CMIS verfügen aber einen Datenimport über CSV/XML zulassen, kann aus den bisherigen Domino-Anwendungen ein entsprechender CSV/XML-Export erfolgen.

Dazu werden im Vorfeld die Formate und Werte gemäß den Vorgaben definiert und es wird ein entsprechender Export aus der Notes-Datenbank mit diesen festgelegten Informationen durchgeführt.

Die CSV/XML-Datei wird dann in das Zielsystem importiert und die Inhalte werden in den Kontext des Systems eingeordnet. Dadurch sind eine weitere Nutzung und Berarbeitung der Informationen und Dokumente in der neuen Anwendung möglich.

Strukturierte Ablage/Archivierung auf File-Ebene

Die einzelnen Dokumente der Notes-Datenbanken werden als PDF inklusive der Anhänge als Original-Datei strukturiert im File-System abgelegt.

Die Ordnerstruktur für die File-Ablage wird nach Ihren Vorgaben definiert und kann der Notes-Struktur nachempfunden werden. Die als PDF gerenderten Notes-Dokumente sowie die dazugehörigen Anhänge werden darin abgelegt. Der Dateiname der gespeicherten Dokumente kann aus den Attributen des Notes-Dokuments zusammengesetzt werden.

Den Zugriff und die Suche nach den Dokumenten können Sie über den Windows-Explorer oder Volltext durchführen. Der Einsatz von zusätzlichen Diensten oder Web-Services ist nicht notwendig.

Sie erhalten dadurch eine einfache und neutrale Ablage Ihrer bisherigen Notes-Dokumente, die für Recherche und Prüfungen (z. B. Revision) noch vorgehalten werden müssen, aber nicht mehr aktiv weiterverarbeitet werden sollen.

Ihre Vorteile

Die Wahl der geeigneten Migrationslösung hängt von den spezifischen Anforderungen, dem Budget und den vorhandenen Systemen in Ihrem Unternehmen ab. Wählen Sie eine Lösung, die die Anforderungen Ihres des Unternehmens am besten erfüllt und gleichzeitig effizient.

Neutrale Ablage/Archivierung von Dateien auf File-Ebene mit Zugriff über den HTML-Index:

Gleiche Darstellung über HTML wie in der vorherigen Notes-Anwendung
Durch den Zugriff über den HTML-Index sind die Dateien plattformunabhängig zugänglich
Es sind keine zusätzlichen Applikationen oder Services notwendig

Übertragung in den Kontext von SharePoint:

Übertragung sämtlicher Felder (inklusive Richtext) sowie der vorhandenen Anhänge
Verschlagwortung über die konfigurierten Indexfelder
Weiterverarbeitung im SharePoint möglich

Direkte Migration über Schnittstellen in Fremdsysteme:

Ablage der Dokumente in der vorhandenen Struktur der neuen Anwendung
Effiziente und automatisierte Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Systemen
Mapping der Felder zwischen Domino und Zielsystem

Übertragung mittels CSV/XML-Export:

Übertragung der Daten ohne direkten Zugriff auf Zielsystem möglich
Einordnung in den Kontext des Systems
Verarbeitung der Informationen und Dokumente in der neuen Anwendung möglich.

Strukturierte Ablage/Archivierung auf File-Ebene:

Ablage in einer vordefinierten Ordnerstruktur
Definition des Dateinamens aus den Attributen des Notes-Dokuments
Kein Einsatz von zusätzlichen Diensten oder Web-Services

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Migrationslösungen zu erfahren. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammenzuarbeiten und Ihnen dabei zu helfen, die Ablösung Ihrer IBM/HCL Notes Umgebung reibungslos und effizient durchzuführen.

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