IBM/HCL Notes

Die BOO IBM/HCL Notes E-Mail-Archivierung, die intelligente Lösung für Ihre E-Mail Strategie mit Zukunft. Hohe Skalierbarkeit und integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.

In einer Welt, in der E-Mails nicht nur Kommunikationsmittel, sondern auch wertvolle Informationsquellen sind, ist eine effiziente E-Mail-Archivierung von entscheidender Bedeutung. Um in dem ständig wachsenden Strom von Nachrichten den Überblick zu behalten, reicht ein einfaches Speichern der E-Mails nicht mehr aus. Ein durchdachter und strukturierter Prozess, bei dem die E-Mails kontextbezogen, sicher und effizient vorgehalten werden, ist unverzichtbar geworden.

Unsere verschiedenen E-Mail-Archivierungslösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails effizient zu organisieren und gleichzeitig die Compliance-Anforderungen zu erfüllen:

• Ablage im Kontext

• Migration von IBM/HCL Domino in andere Systeme

• Automatische, regelbasierte Archivierung/Backup

• Journaling Archivierung (Compliance)

Mit der kontextbezogenen Ablage der E-Mails in Ihr DMS beschleunigen und optimieren Sie Ihre Prozesse in der Vorgangsbearbeitung. Die Kontextablage kann direkt in Ihre Workflow-Prozesse integriert werden und unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Durch die Übergabe der E-Mails in das DMS stehen den Anwendern die E-Mails mit sämtlichen Informationen unmittelbar zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Das BOO Kontextmodul legt sämtliche E-Mails direkt über eine Schnittstelle (z. B. CMIS) in die Struktur Ihres DMS ab. Dabei stehen Ihnen sämtliche Indexdaten (z.B. für die Standard-Mail: Von, An, Betreff, Ordner, Datum) im DMS zur Verfügung. Über eine Vorindizierung können zusätzliche Indexwerte und Parameter an das DMS übergeben werden. Die Ablage kann manuell im E-Mail-Client ausgelöst oder aus definierten Postfächern automatisch in das DMS erfolgen.

Die Ablage der E-Mails im DMS kann in den Formaten EML, PDF sowie PDF/A erfolgen. Es können auch mehrere Formate gleichzeitig im DMS abgelegt werden. Z. B. eine Mail inklusive der Anhänge im PDF sowie zusätzlich im EML Format.

Alle Benutzer erhalten entsprechend ihrer Berechtigungen Zugriff auf die abgelegten Dokumente in der DMS Struktur.

Der neutrale Lösungsansatz von BOO für die Umstellung von IBM Domino auf Microsoft Exchange, ermöglicht einen einfachen Umstieg und auch Mischbetrieb.

Die angebotene Softwarelösung und Dienstleistungen ergänzen die anstehende Migration. Die E-Mails werden wie in der vorhandenen Notes-Struktur abgelegt/ archiviert. Die Archivierung findet im EML-Format statt. Somit können diese E-Mails auch vom Fremdsystem aus weiterverarbeitet und recherchiert werden.

Wahlweise kann die Ablage im BOO File-Archiv mit einem zukünftigen Zugriff über die BOO-Suche oder einfach in einer Ordnerstruktur auf Explorer-Ebene erfolgen.

In Anlehnung an die Migration von E-Mails werden die zu migrierenden Postfächer vorab archiviert, so dass im neuen System mit schlanken Postfächern gestartet werden kann.

Durch die neutrale Ablage/Archivierung im EML-Format ist nur eine begrenzte Migration nicht archivierter E-Mails notwendig.

Das E-Mail Journaling unterstützt die revisionssichere Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails nach gesetzlichen Vorgaben (z.B. SOX (Sarbanes Oxley Act), GDPdU, ...).

Die E-Mails werden in unveränderter Form direkt am Mail-Router des IBM/HCL Domino Servers abgegriffen und archiviert. Auch E-Mails, die der Benutzer versendet, aber nicht gespeichert hat, werden somit archiviert. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtige Nachricht verloren geht, und es wird Ihnen eine lückenlose Nachverfolgung Ihrer Kommunikation ermöglicht. Die entsprechenden Indexwerte werden in einer SQL-Tabelle gespeichert. Etwaige Spam Mails können über Standardregeln von der Archivierung ausgeschlossen werden.

Die E-Mails werden in einem separaten Archiv gespeichert, auf das nur ein Benutzerkreis mit entsprechend Rechten (u. a. Mehraugen-Prinzip) Zugriff hat. Ein Wiederherstellen der archivierten E-Mails ist über die Archiv Recherche, für diesen Benutzerkreis möglich.

Die Ablage im Archiv erfolgt als DXL.

Die regelbasierte Archivierung kann grundsätzlich anwenderunabhängig, automatisiert und zeitgesteuert erfolgen, aber auch für einzelne E-Mails manuell durch den Anwender genutzt werden.

Die Regeln (z. B. nach definierten Zeiträumen, nach Größe, etc.) sind für Anwender und Gruppen individuell einstellbar. Für die archivierten Mails können Platzhalter in den Postfächern erstellt werden, wodurch sich die Postfachgrößen erheblich reduzieren. Somit benötigen Sie weniger Platz auf den Servern und die externe Datensicherung wird beschleunigt. Über die Platzhalterdokumente und die Suche ist der Zugriff auf die vollständige Mail jederzeit möglich. Die archivierten E-Mails werden durch ein Symbol gekennzeichnet.

Durch die Archivierungsregel “E-Mails sofort zu archivieren”, werden diese unmittelbar in das Archiv übertragen. Somit haben Sie eine hervorragende inkrementelle, lückenlose Datensicherung. Bei Verlust hat der Anwender die Möglichkeit die E-Mails über die Suche einfach wiederherstellen zu können.

Die Archivierung erfolgt im EML- und/oder DXL-Format. Planen Sie für die Zukunft einen Plattformwechsel, können Sie die archivierten EML-Dokumente im zukünftigen Mail-System weiternutzen.

Die in Ihrem Unternehmen archivierten E-Mails finden Sie sowohl über die Platzhalterdokumente als auch über die BOO-Suche. So haben Sie sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern und Lieferanten im transparenten Überblick.