Microsoft

Die BOO Microsoft E-Mail-Archivierung, die intelligente Lösung für Ihre E-Mail-Strategie mit Zukunft. Hohe Skalierbarkeit und integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.

In einer Welt, in der E-Mails nicht nur Kommunikationsmittel, sondern auch wertvolle Informationsquellen sind, ist eine effiziente E-Mail-Archivierung von entscheidender Bedeutung. Um in dem ständig wachsenden Strom von Nachrichten den Überblick zu behalten, reicht ein einfaches Speichern der E-Mails nicht mehr aus. Ein durchdachter und strukturierter Umgang, bei dem die E-Mails kontextbezogen, sicher und effizient vorgehalten werden, ist unverzichtbar geworden.

Unsere verschiedenen E-Mail-Archivierungslösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails effizient zu organisieren und gleichzeitig die Compliance-Anforderungen zu erfüllen:

• Ablage im Kontext

• Automatische, regelbasierte Archivierung/Backup

• Journaling-Archivierung (Compliance)

Mit der kontextbezogenen Ablage der E-Mails in Ihr DMS beschleunigen und optimieren Sie Ihre Prozesse in der Vorgangsbearbeitung. Die Kontextablage kann direkt in Ihre Workflow-Prozesse integriert werden und unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Durch die Übergabe der E-Mails in das DMS stehen den Anwendern die E-Mails mit sämtlichen Informationen unmittelbar zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Das BOO-Kontextmodul legt sämtliche E-Mails direkt über eine Schnittstelle (z. B. CMIS) in die Struktur Ihres DMS ab. Dabei stehen Ihnen sämtliche Indexdaten (z.B. für die Standard-Mail: Von, An, Betreff, Ordner, Datum) im DMS zur Verfügung. Über eine Vorindizierung können zusätzliche Indexwerte und Parameter an das DMS übergeben werden. Die Ablage kann manuell im E-Mail-Client ausgelöst oder aus definierten Postfächern automatisch in das DMS übertragen werden.

Die Ablage der E-Mails im DMS kann in den Formaten EML, PDF sowie PDF/A erfolgen. Es können auch mehrere Formate gleichzeitig im DMS abgelegt werden. Z. B. eine Mail inklusive der Anhänge im PDF sowie zusätzlich im EML-Format.

Alle Benutzer erhalten entsprechend ihrer Berechtigungen Zugriff auf die abgelegten Dokumente in der DMS-Struktur.

Die regelbasierte Archivierung kann grundsätzlich anwenderunabhängig, automatisiert und zeitgesteuert erfolgen, aber auch manuell durch den Anwender angestoßen werden.

Die Regeln (z. B. nach definierten Zeiträumen, nach Größe, etc.) sind für Anwender und Gruppen individuell einstellbar. Für die archivierten Mails können Platzhalter in den Postfächern erstellt werden, wodurch sich die Postfachgrößen erheblich reduzieren. Somit benötigen Sie weniger Platz auf den Servern und die externe Datensicherung wird beschleunigt. Über die Platzhalterdokumente und die Suche ist der Zugriff auf die vollständige Mail jederzeit möglich.

Durch die Archivierungsregel “E-Mails sofort zu archivieren”, werden diese sofort in das Archiv übertragen. Somit haben Sie eine hervorragende inkrementelle, lückenlose Datensicherung. Bei Verlusten hat der Anwender die Möglichkeit, die E-Mails über die Suche einfach wiederherstellen zu können.

Die in Ihrem Unternehmen archivierten E-Mails finden Sie sowohl über die Platzhalterdokumente als auch über die BOO-Suche. So haben Sie sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern und Lieferanten im transparenten Überblick.

Das E-Mail Journaling unterstützt die revisionssichere Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails nach gesetzlichen Vorgaben (z.B. SOX (Sarbanes Oxley Act), GDPdU, ...).

Alle ein- und ausgehenden Mails aus den Postfächern werden gemäß Weiterleitungsregel in ein Zentrales (Journal) Postfach übertragen. Der BOO-Worker holt aus dem Journal-Postfach alle Mails ab und speichert diese im BOO-Archiv. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtige Nachricht verloren geht und ermöglicht Ihnen eine lückenlose Nachverfolgung Ihrer Kommunikation. Die entsprechenden Indexwerte werden in einer SQL-Tabelle gespeichert. Etwaige Spam Mails können über Standardregeln von der Archivierung ausgeschlossen werden.

Die E-Mails werden in einem separaten Archiv gespeichert, auf das nur ein Benutzerkreis mit entsprechend Rechten (u. a. Mehraugen-Prinzip) Zugriff hat. Ein Wiederherstellen der archivierten E-Mails ist über die Archiv Recherche, für diesen Benutzerkreis möglich.

• Kontextablage

• Regelbasierte E-Mail-Archivierung

• E-Mail Journaling

• Manuelle E-Mail-Archivierung

• Rendition Service

• Volltextsuche

• Anwendungsneutrale Archivierung

• Schnittstellen zum Filesystem und diverse DMS/Archivsysteme

• Schnittstelle zu Microsoft SharePoint