TeamGroundX WEB BPM – Effiziente Online Steuerung von Dokumenten basierten Vorgängen

Ihre Arbeitsprozesse setzen sich aus Dokumenten, Informationen und Belegen zusammen? Bei der Bearbeitung bedarf es strikter Regeln, um einem relativ hohen Arbeitsaufwand an Organisation, Verteilung und Steuerung nachzukommen. Des Weiteren wird die Verfügbarkeit oftmals durch getrennte Räumlichkeiten erschwert, die Bearbeitung erfolgt in unterschiedlichen Bereichen und von mehreren Mitarbeitern.

• Workflow Posteingang und Postausgang
  
  Die webbasierte Postverarbeitungslösung unterstützt Sie effektiv Ihre Posteingangs- und Postausgangsprozesse zu optimieren. Verarbeiten Sie Briefe, Faxe und E-Mails nach Ihren individuellen Prozessvorgaben. Ob einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams zuständig sind, mit der Klassifizierung Ihrer Eingangspost werden Ihre Dokumente eindeutig Ihren internen Vorgängen und Mitarbeitern zugeordnet.
  
  Zudem haben Sie durch die Vergabe einer eindeutigen Vorgangsnummer immer den kompletten Schriftverkehr im Blick. Eskalationsprozesse helfen Ihnen Fristen einzuhalten und den Kundenservice weiter zu verbessern. Um den Gesamtüberblick nicht zu verlieren, erhalten Sie unter anderem in Ihrem Posteingangsbuch Auskunft darüber, wer das Dokument gerade bearbeitet, in welchem Status es sich befindet und auch welche Priorität das Dokument hat.

• Workflow Vertragsmanagement
  
  Mit dem webbasierten Vertragsmanagement haben Sie alle Lieferanten und Kundenverträge im Griff. Dazu gehören Verträge wie: Serviceverträge, Partnerverträge, Lieferantenverträge, Leasingverträge, Wartungsverträge, Kooperationsverträge, usw.
  
  Über einen flexiblen Workflow wird Ihr Erstellungsprozess bis zur Vertragsunterzeichnung unterstützt. So ist zu jedem Zeitpunkt klar, welcher Mitarbeiter den Vertrag weiter bearbeiten muss. Zur Vertragserstellung können Sie beliebige Office Vorlagen verwenden oder mit Textbausteinen arbeiten. Nach der Erstellung werden die Verträge überwacht. Jedem Vertrag ist ein Verantwortlicher zugeordnet, der die vertraglichen Fristen überwacht. Die finanziellen Verpflichtungen, die sich aus den Verträgen ergeben, werden in speziellen Sichten aufgezeigt und können z.B. zum ERP-System exportiert werden.

• Workflow Rechnungsprüfung
  
  Die Rechnungen werden eingescannt und wenn möglich gegen Daten (Bestelldaten) aus Ihrem ERP System abgeglichen. Entspricht die Rechnung der Bestellung, so kann diese auch automatisch gebucht werden.
  
  Wenn nein, werden die Rechnungen in Abhängigkeit von Regelwerken, Fachbereichen und Beträgen auf dem virtuellen Schreibtisch des Mitarbeiters zugestellt, inkl. Vertreter- und Urlaubsregelung.
  
  Der Dialog in der Weboberfläche sorgt Schritt für Schritt für die Zustellung der Belege über die Freigabe bis zur abschließenden Bearbeitung durch die Buchhaltung. Die Durchlaufzeiten werden im Sinne der Einhaltung von Skontofristen gesteuert. Ein schneller Zugriff auf alle Belege ist stets möglich. Durchlaufzeiten werden reduziert.

• Workflow Bestellwesen
  
  Der Bestellprozess in Unternehmen ist meistens in mehreren Prozessschritten unterteilt und muss von mehreren Mitarbeitern geprüft und freigegeben werden. Für die unterschiedlichen Genehmigungswege werden entsprechende Regeln mit Vertreterfunktion hinterlegt und im webbasierten Workflow abgebildet.
  
  Vermeidung von unnötigen Bestellungen, bei gleichzeitig kürzeren und effektiveren Durchlaufzeiten!
  
  Steuern Sie Ihr komplettes Bestellwesen effektiv vom Produkt-/Leistungsbedarf, Lagerbestandsprüfung, Angebotseinholung inkl. Lieferantenprüfung, Erstellung eines internen Bestellformulars, Freigabeprüfung, bis hin zum versenden des Auftrages an den Lieferanten mit Kopie an die interne Kreditorenbuchhaltung.

• Weitere Workflows als Webanwendung einrichten
  
  Steuern und Verwalten Sie Ihre Geschäftsprozesse durch webbasierte Workflow-Prozesse. Bilden Sie klare Regeln ab und fördern Sie so die Zusammenarbeit. Eskalationsmechanismen helfen Ihnen Fristen nicht zu verpassen und rechtzeitig eingreifen zu können. Von der Vorgangsbearbeitung, über Ad-hoc Workflows, bis hin zu strukturierten Workflow Prozessen.

Mehr Effizienz bei der Abbildung von standardisierten Arbeitsprozessen durch einen elektronisch webbasierten Dokumenten Workflow.

• Schnellere Geschäftsprozessabläufe
• Übersicht über alle Workflow Aktivitäten
• Vertretungsregeln bei Urlaub/Krankheit
• Geringe Liegezeiten von Dokumenten
• Schneller ROI
• Mehr Transparenz
• Klare Eskalationsregeln
• kurze Reaktionszeiten